Auditorias de Conhecimento: Objectivos e Âmbito

Auditorias de Conhecimento: Objectivos e Âmbito

via portal KMOL de Ana Neves em 08/05/09

Este texto irá debruçar-se sobre alguns aspectos das auditorias de conhecimento. Nomeadamente sobre o que considerar numa auditoria de conhecimento, a altura indicada para a realizar e os objectivos que a devem orientar.

Quando se fala em auditoria de conhecimento é habitual pensar no levantamento do conhecimento existente na organização. Apesar de tal poder ser útil em algumas circunstâncias, este levantamento não deverá ser feito com o intuito de ser exaustivo e pormenorizadamente documentado. Especialmente no caso de médias e grandes organizações, tal exercício revelar-se-ia uma perda de recursos já que, quando concluído, os resultados estariam muito provavelmente desactualizados.

Assim, querendo encarar uma auditoria de conhecimento segundo a perspectiva mais habitual, recomenda-se que se estude a organização com o objectivo de encontrar resposta às seguintes questões:

• qual o conhecimento necessário para viabilizar a estratégia organizacional?
• desse conhecimento, qual existe actualmente na organização?
• que confiança tem a organização nesse conhecimento?
• em que formato está esse conhecimento disponível?
• onde pode a organização encontrar ou como pode a organização criar o conhecimento em falta?
• que conhecimento tem a organização que possa ser comercializado como serviço ou produto?

Estes pontos serão o fio condutor de uma auditoria focada no conhecimento propriamente dito. No entanto, a auditoria aos processos de conhecimento pode fazer muito mais sentido.

Considerando os vários processos de conhecimento (identificação, aquisição, partilha, arquivo, acesso, validação e utilização) há que olhar aos processos organizacionais, às pessoas e à infra-estrutura existentes para entender de que forma suportam, ou não, os processos de conhecimento.

Considerando que a auditoria deve produzir uma visão bastante completa do estado dos processos de conhecimento e de como são apoiados, a auditoria é um instrumento valioso aquando da definição de uma estratégia de conhecimento.

Como tal, aconselha-se a realização da auditoria como o primeiro passo do programa de gestão de conhecimento, ainda antes de definida a estratégia.

A vantagem de realizar a auditoria nesta altura é também a de criar um ponto de situação, um benchmark, que permita mais tarde efectuar uma avaliação de resultados.

A realização de uma auditoria de conhecimento (ou dos processos de conhecimento) depois de definida a estratégia e/ou iniciado o programa de gestão de conhecimento pode também ser bastante útil. Por exemplo, pode ajudar a:

• validar o trabalho já realizado ou já planeado e as prioridades identificadas
• identificar o vocabulário usado pelos colaboradores, vocabulário esse a incluir na comunicação e nas actividades de envolvimento
• criar um benchmark para avaliação (mais vale tarde do que nunca)
• verbalizar problemas e deficiências, muitas vezes conhecidas pela organização mas que ninguém tem coragem de admitir.

Como em quase tudo o que diz respeito à gestão organizacional, não há receitas e não há verdades absolutas. Assim, os objectivos, o âmbito e a melhor altura para a realização de uma auditoria de conhecimento irão divergir de organização para organização. Os pontos anteriormente apresentados são, por isso, para ser interpretados cuidadosamente e aplicados com ainda maior espírito crítico.