5 técnicas e processos que utilizo para aumentar a produtividade
5 técnicas e processos que utilizo para aumentar a produtividade
via Insistimento by Marcos Rezende on 7/13/10
O meu volume de trabalho aumentou bastante nos últimos dois meses e com isso a valorização de técnicas e processos para melhorar o meu desempenho na execução das tarefas e tornar-me mais produtivo na gestão do meu tempo também. Além disso, percebo um gargalo muito grande na produtividade e na gestão do tempo de quem ainda é pequeno e não ultrapassou aquele limite invisível que o separa as pequenas, das médios e grandes empresas. Falta de tempo, estresse, acúmulo de tarefas urgentes e inexistência de planejamento estratégico fazem a maioria das empresas afundar ou, pelo menos, não faturar como esperado. O que fazer então para melhorar o desempenho na gestão do seu tempo e da sua produtividade sem perder a qualidade de vida? Neste artigo, introduzo uma parte das técnicas e processos que utilizo diariamente para manter-me focado na execução das minhas atividades, gerindo com eficiência ao máximo o meu tempo, que podem estar fazendo falta àqueles que almejam produzir mais e melhor com menos esforço. Ler mais
1. PLANEJAMENTO DE TAREFAS
Uma ótima metodologia que utilizo há muito tempo é o planejamento anual, semestral, mensal, semanal e diário das minhas atividades. Desta forma, consigo ter uma visão para onde estou caminhando o tempo todo sabendo o que é importante de ser entregue. A maioria das pequenas empresas, sofrem em demasia porque não são capazes de sequer planejarem o seu calendário anual de promoções, bem como as suas parcerias e tudo o mais que possa aumentar o seu faturamento. Apesar de diariamente este planejamento de tempo que faço sofrer influências, ele não sofre mudanças grandes, pois tudo o que é alterado na agenda, no máximo, é alterado dentro do escopo mensal, não afetando o planejamento semestral ou o anual. Isto quer dizer, que tudo o que é planejado sofre pequenas intervenções do dia a dia do trabalho, porém, sem afetar o que foi planejado em um grau maior, numa visão mais ampla.
2. PRIMEIRO AS SUAS TAREFAS, DEPOIS AS DOS CLIENTES
Qual é uma das piores ferramentas que possuímos atualmente para corromper o nosso planejamento de tempo? Sem dúvida, o e-mail. Não importa se planejamos na noite anterior o que iremos fazer no dia seguinte, porque basta que o novo dia amanheça para que visualizemos nas nossas caixas postais, e-mails de clientes com novas requisições. Para evitar esse transtorno de agenda, deixo uma dica preciosa: não baixe os e-mails dos clientes antes do meio-dia. Assim, você irá conseguir focar melhor o seu tempo nas tarefas que você especificou para si e só depois do meio-dia, poderá remanejar alguma coisa que faça sentido entrar na sua agenda no dia atual. Quando passei a utilizar isto, pude perceber o quanto é possível se ganhar em produtividade com esta simples técnica. Se alguém estiver "morrendo" no seu cliente, ou melhor, se alguma coisa realmente urgente estiver acontecendo ou para acontecer, ele entrará em contato com você por outros meios de comunicação como o celular, telefone ou outro meio mais rápido e eficiente. Se mandou um e-mail, pode ser que o mesmo contenha alguma pergunta simples e que poderia ser respondida em um horário dedicado somente para isto e não quando você tinha que fazer outras coisas.
3. O DONO DA AGENDA É VOCÊ, NÃO O CLIENTE
É claro que é preciso de um pouco de formação em Gestão de Tempo e Gestão de Projetos para entender o funcionamento disto, mas o importante é que é preciso que notemos que, na visão do cliente, muita coisa pode parecer urgente quando na realidade não é. Ele pode ficar durante todo o dia lhe mandando tarefas e mais tarefas para serem executadas e você se ver desesperado pela quantidade de coisas que você está "devendo" sem ter tempo para realizá-las. Muitas das vezes, já cheguei a executar uma tarefa "urgente", daquelas enviadas em cima da hora para um cliente, somente para lhe mostrar um ou dois dias depois, que as tarefas que eram importantes não foram concluídas a tempo e que, por isso, agora viraram urgente. Quando fiz isso, o próprio cliente notou que aquilo que estávamos "produzindo" não estava lhe ajudando e sim, lhe prejudicando a atingir os objetivos do nosso projeto. Entre outras coisas para as quais nossos clientes nos contratam, uma delas é para que nós sejamos o dono da bola, nós controlemos o que é importante e o que não é, e será a eficiência em gerir estas requisições que nos posicionará melhor no mercado frente aos concorrentes.
4. MONITORE O TEMPO GASTO NAS SUAS ATIVIDADES
Eu utilizo o RescueTime para monitorar o tempo de tudo o que faço no computador. Desde leitura de e-mails, vídeos no YouTube e o tempo gasto com redes sociais, consigo ter uma visão clara de quanto tempo invisto em cada atividade, possibilitando que, semana a semana, eu analise todas essas informações e faça um replanejamento do trabalho, com foco no tempo, para a próxima semana. Economizar tempo também precisa de um motivo, uma razão, pois do contrário de nada valerá ficar economizando tempo aqui e ali. Este software lhe dará a visão completa e necessária para saber o quanto de tempo está escoando por dentro dos seus dedos no computador e o auxiliará a desistir de algumas atividades que desperdiçam as suas energias. A primeira vez que instalei este software, há um ano atrás, percebi que desperdiçava 2 horas por dia do meu tempo, jogando Mafia Wars no Facebook. Solução: nunca mais joguei nada por lá.
5. REUNIÕES EM APENAS ALGUNS DIAS DA SEMANA
As reuniões são o que mais ocupam o meu tempo em uma semana de trabalho. As virtuais ocupam menos tempo, mas ainda assim ocupam. Porém, as presenciais são as grandes vilãs. Isto porque é preciso se arrumar, ir até o cliente, depois voltar de lá e voltar a trabalhar. Em uma reunião de 2 horas, quase o dobro de tempo é gasto na preparação e no deslocamento, ou seja, 4 horas do dia vão embora. Por isso, comecei a marcar todas as minhas reuniões, visitas a clientes, sejam virtuais ou presenciais, em apenas dois dias da semana, deixando o restante dos dias para entregar alguma coisa mais efetivamente. Nestes dois dias, consigo ter tempo para conversar melhor com os clientes, observar questões interessantes sobre o mercado onde atuo e até fazer pesquisas na internet para melhorar alguns processos. O trabalho de entrega, execução fica para os outros dias e os demais ficam reservados para as reuniões, onde consigo economizar tempo na preparação e deslocamento em quase 6 horas, pois se agendo todas para o mesmo dia, posso deslocar-me uma só vez sem a necessidade de idas e vindas para o escritório.
CONCLUSÃO
Como falei acima, a gestão do tempo é realmente algo que separa o profissional eficiente do não tão eficiente, pois somente quem conhece a maneira como utiliza o seu tempo é que pode ter com clareza, durante todo o tempo da sua vida, a informação, com pontos de checagem, para onde está indo. Acredito que isto é um exercício diário tão somente e que deve ser feito, tendo como pano de fundo um planejamento mais amplo e focado naquilo que cada um deseja. Somos, de uma certa forma, instigados a colocar em risco o que queremos com novas demandas de tempo e isto prejudica a execução do planejamento de toda uma vida.
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Marcos Rezende é consultor, coach, escritor e empreendedor da área de marketing digital à frente da Noxion. Através do projeto Insistimento trabalha apoiando pessoas a se conscientizarem sobre o poder dos seus talentos para que busquem na profissão e no empreendedorismo uma forma de servir ao mundo sendo a diferença que desejam para ele.
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